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Gestionar las prioridades

La priorización es clave tanto en la gestión individual como la de un equipo y tanto si nos referimos al contexto profesional como al personal. La forma más sencilla de hacerlo y que funciona bien en el día a día es ordenar la lista de modo que en primer lugar aparezca la tarea más importante. A la pregunta ¿si hoy sólo puedo realizar una tarea, cuál me gustaría que fuera?; la respuesta es la tarea que buscamos.

A continuación te presento una serie de buenas prácticas utilizadas en el ámbito empresarial y que funcionan muy bien cuando queremos una priorización de un paquete de tareas y con ello poder tener una visión a corto-medio plazo de nuestro plan:

Priorizar las tareas que tienen más valor, utilizando pesos para clasificarlas; por ejemplo escoge la palabra ‘MUST’ para identificar aquellas tareas que son imprescindibles, ‘HAVE’ para aquellas que son recomendables y ‘NICE TO HAVE’ para aquellas que estaría bien hacer, pero son prescindibles (los pesos se pueden anotar al lado de cada tarea para luego reordenarlas). Si el producto, proyecto o actividad que has planificado y desglosado en tareas no es para ti (hay otro usuario final) es fundamental que sea éste quién establezca los pesos. Por poner un ejemplo muy evidente, si alguien ‘construye’ un coche para ti con un presupuesto y tiempo ajustados, como usuario final probablemente establecerías un MUST para el requerimiento de ‘instalar ruedas al coche’ y un NICE TO HAVE para el requerimiento de ‘configurar el control automático de inclinación’.

Priorizar las tareas con menor coste. Una vez has establecido los pesos puedes organizar la lista priorizando aquellas que requieren un menor esfuerzo en tiempo de ejecución para finalizarlas. Abordar las tareas más importantes y con menor coste hará que en la mitad del tiempo total de tu proyecto o iniciativa personal, casi con toda probabilidad, habrás finalizado el 80% de las tareas.

Posponer las tareas que tienen un requerimiento inmaduro. En este caso lo que queremos es evitar el re-trabajo. Si abordas una tarea sobre la cuál no está del todo clara su definición, o es susceptible de cambio, te arriesgas a realizar trabajo que luego habrá que rehacer. En estos casos hay que retrasar la ejecución (y claro, puedes priorizar la definición para que el requerimiento se madure). Si no lo tienes claro mejor madúralo.

Considerar las dependencias. Es habitual disponer de tareas que deben ejecutarse sólo cuando otras se han finalizado, o cuando otras han empezado (hay varios tipos de dependencias). Para simplificar puedes preguntarte para cada tarea si ya dispones de todo lo necesario para empezarla o lo que necesitas es producto de finalizar otra tarea. Por ejemplo, no puedes instalar las ruedas sin la carrocería.

Identificar los riesgos y priorizar acciones para mitigarlos. Si conoces un riesgo (cualquier factor que puede provocar que no cumplas con tu objetivo) no sirve apartarlo para ocuparse de él en otro momento o rezar para que no resulte un problema. Para todo riesgo se puede establecer un plan para gestionar su impacto. Por ejemplo si sabes que un porcentaje de piezas puede extraviarse en el proceso de fabricación, puedes reservar los recursos necesarios para fabricar nuevas piezas si fuera necesario (si no lo haces y llegado el momento no dispones de más recursos y tienes piezas defectuosas, no tendrás el resultado que deseas !!).

La priorización es un proceso constante, sujeto a cambios y es por ello tan importante adoptar una posición de escucha activa y flexibilidad, para capturar la información clave y actuar en consecuencia.

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