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Administrar la información

Independientemente de la naturaleza de tus actividades, del ámbito profesional o iniciativa personal, proyecto o servicio, necesitas gestionar tareas.

Entendemos por “Open Issues”, o “TO DO”,  esas tareas que están abiertas o bien el trabajo que hay que realizar, pero nos interesa también conocer y reportar el trabajo pendiente o no iniciado, así como aquel que está bloqueado o pendiente de terceros y aquel que ya hemos finalizado.

Hay matices y variantes pero en términos generales todos tenemos entre manos este tipo de tareas si las analizamos desde la perspectiva del estado en el que se encuentran.

¿Cuál es tu herramienta para gestionar la actividad y reporting? ¿Te resulta útil?

Preguntando a mis clientes como valoran sus soluciones actuales es habitual identificar puntos de mejora sobre las herramientas utilizadas e incluso tacharlas de no válidas, cuando en realidad el problema es el modelo de gestión de actividad y reporting en el que se ha basado la configuración.

Como consultor he implantado varias soluciones para grandes organizaciones de varios sectores y con ello mejorar su día a día desde una vertiente operativa y ejecutiva.

Hoy en día el abanico de soluciones es amplio y seguro que podemos combinar varias soluciones si lo necesitamos.

Tanto si utilizamos herramientas más tradicionales, frente a otras soluciones como una suite que integre una herramienta de ticketing y base de conocimiento tipo wiki, deberíamos asegurarnos de poder tener una visión clara de los siguientes aspectos sobre cada tarea:

Identificador de la tarea: un código único que identifica la tarea y que nos permite encontrarla entre un millar de éstas de forma rápida utilizando cualquier motor de búsqueda. Como buena práctica este código puede estar configurado con un prefijo para diferenciar tareas de distintos componentes o ámbitos de actividad.

Tipo de tarea: no es lo mismo una petición, una incidencia, un evolutivo o una subtarea de un proyecto, por poner ejemplos. Del tipo de tarea dependerá el flujo de trabajo y actores implicados.

Descripción corta de la tarea: de forma clara y concisa describir la tarea.

Descripción larga y/o adjuntos: queremos poder explicar de forma detallada la necesidad y todo aquello que permita definir el requerimiento.

Componente o ámbito: ya sea desde una perspectiva organizacional, funcional o tecnológica necesitamos agrupar las tareas según nuestras necesidades de reporting (una lista de valores estática, previamente definida).

Creador: ¿quién ha dado de alta la tarea? No necesariamente es la misma persona que el peticionario.

Peticionario: ¿quién solicita la tarea? Será la persona responsable final de resolver, o delegar la resolución de cualquier duda con respecto a los requerimientos y el que finalmente acepte la solución de la tarea.

Fechas: hay muchos tipos de fechas que nos pueden interesar pero en un escenario de mínimos podríamos considerar al menos la fecha de solicitud de la tarea, la fecha de inicio de ejecución y la fechas estimada y real de finalización. Estas son fundamentales para calcular indicadores básicos de nivel de servicio como el tiempo de resolución.

Ejecutor: ¿qué persona o grupo está resolviendo la tarea? Como nota, hay ciertas herramientas de ticketing que no aceptan la asignación de una tarea a más de una persona al mismo tiempo. La buena práctica dice que siempre debe haber un responsable unitario de ejecución para evitar que la tarea caiga en tierra de nadie.

Estado: Aquí tenemos infinitas variantes en función del tipo de actividad y workflow asociado. Para simplificar al máximo necesitamos 3: no iniciada, en curso y finalizada.

Estimated To Complete (ETC): En este momento, independientemente del tiempo invertido y con la información que tenemos ¿Cuánto tiempo debemos invertir para finalizar la tarea? Esto permitirá gestionar riesgos y habilitará la mejora de las próximas estimaciones.

Dependencias o relaciones: ¿Necesitamos terminar algo o empezar algo antes de proceder con nuestra tarea? ¿Está directamente relacionada con otra tarea y es importante saberlo? (Poner el identificador de esa tarea y link en este campo).

Observaciones: siempre viene bien algunos comentarios que estén orientados a mejorar la comunicación entre el equipo resolutor o con el peticionario, de cara a que todos dispongan de la información precisa en cada momento.

En fin, hay otros aspectos que interesará considerar en función del tipo de negocio y volumen de usuarios.

Hoy en día hay soluciones “low cost” que proporcionan beneficio a corto plazo. Para implantar una de estas soluciones es más que recomendable disponer del conocimiento especializado, invertir en los servicios profesionales y asumir los costes de infraestructura y licenciamiento. El retorno está garantizado.

En cualquier caso, si a nivel corporativo no interesa hacer una inversión de este tipo, por la razón que sea, yo te propongo que utilices el excel como solución que te puede venir muy bien en un contexto acotado.

Ya no hay excusas para llevar un orden más que necesario sobre nuestras tareas; hacerlo mejorará sin lugar a dudas nuestra productividad y la de nuestros equipos.

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